در جلسات آنلاین چطور ظاهر شوم؟
در این گزارش با آداب و قوانین لازم برای حضور در جلسات آنلاین آشنا شوید.
یک سال پیش، حضور در یک رویداد مجازی یا ملاقات‌های آنلاین وقتی پیژامه به پا داشتید یا با بچه‌های خود در این جلسات شرکت می‌کردید یک اتفاق عادی و شاید حتی جذاب بود، اما با پیشرفت بیشتر رویداد‌های مجازی و ترکیبی، قوانینی و آدابی برای حضور بهتر در این جلسات عنوان شده است. مدتی قبل نیز بهترین روش‌ها برای سخنرانان رویداد مجازی ارائه شده بود. با رعایت کردن این قوانین جلسات بهتری خواهید داشت و کسانی که در کنار شما در این جلسات هستند نیز احساس خوبی خواهند داشت. در ادامه قوانینی که افراد از سراسر دنیا در جمع آوری آن‌ها نقش داشتند را می‌خوانید:
مطالب را از قبل مرور کرده و مطالعه داشته باشید
هیچ کس نمی‌خواهد که بقیه احساس کنند سوالی که پرسیده گنگ و نامفهوم است. همه افراد می‌خواهد زیبا، آگاه و با اعتماد به نفس جلوه کند. دانستن موضوع و شناخت افرادی که قرار است آن‌ها را مخاطب قرار دید، نیمی از راه است. پیشنهاد می‌شود که برای شناخت مخاطبان و اینکه چه سوالاتی قرار است از هرکس بپرسید، از قبل وقت کافی گذاشته و مطالعه کنید تا بتوانید با سوالاتتان به نتایج خوبی برسید.
سر وقت آماده باشید
جوزف مارینی، برنامه ریز و تهیه کننده می‌گوید: "مانند هر رویداد دیگری شما باید آماده باشید و سر ساعت در جلسه حاضر شوید. این موضوع بدان معنی است که رایانه شما به درستی تنظیم شده باشد، نور و پس زمینه مناسب باشد و خودتان هم آرام باشید. " وی پیشنهاد می‌کند در صورت تأخیر به دلیل مشکلات فنی، اطلاعات تماس شخص میزبان را داشته باشید تا سریعا یادداشتی را ارسال کنید تا آن‌ها دلیل تاخیر شما را بدانند.
لباس ساده و مناسب بپوشید
جنیفر دی کالینز، رئیس و مدیرعامل JDC Events در واشنگتن دی سی، خاطرنشان می‌کند: "بهتر است شرکت کنندگان در رویداد‌های مجازی از رنگ‌های یکدست و متناسب با رنگ پوست خود استفاده کنند، همچنین اتفاده نکردن از رنگ سیاه هم خوب است. استفاده از فرد راخشن و دو بعدی نشان می‌دهد. "
مارینی در این باره گفت: "نوع رویداد مجازی باید تعیین کند که چه لباسی بپوشیم. شما در یک مهمانی که در باغ برگزار می‌شود لباس راحتی خانه را نمی‌پوشید، این موضوع برای یک رویداد مجازی نیز صدق می‌کند. اگر در یک عروسی یا مراسم خاکسپاری مجازی شرکت می‌کنید، لباس مناسب این مراسم را بپوشید. اگر این یک جلسه کاری است، باید لباس مناسب جلسات کسب و کار انتخاب شود. "
به خانواده خود اطلاع دهید که در یک جلسه مجازی شرکت می‌کنید
برای همه کسانی که در جلسات مجازی شرکت می‌کنند، حتما پیش آمده که اعضای خانواده از پس زمینه عبور کرده اند. لیلیان شن، مدیر بازاریابی CORT Events می‌گوید. "این ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما یک واقعه آینده را به اعضای خانواده خود یادآوری کنید. سپس دوباره به آن‌ها یادآوری کنید. " در مورد حیوانات خانگی، "اطمینان حاصل کنید که رایانه شما در وضعیت نامطلوبی قرار ندارد که دم یا گزاف ممکن است چیز‌ها را نابود کند".
تجهیزات خود را از قبل آزمایش کنید
سوهینی میترا، معاون خدمات تجربی Impact XM گفت: با زود حاضر شدن در جلسات مجازی می‌توانید ابزار‌های جلسه مانند دوربین، میکروفون یا ضبط صدا را آزمایش و مشکلات آن‌ها را برطرف کنید. اگر قرار است ارائه داشته باشید، وقت دارید که صحبت‌های خود را بررسی کنید تا مطمئن شوید هیچ اشتباهی وجود ندارد. "
از اتصال اینترنت خود مطمئن شوید
ولز پیشنهاد می‌کند که از قبل به مشکلات احتمالی اینترنت فکر کنید. او در این باره می‌گوید: "چقدر فاصله بین شما و مودم وجود دارد؟ دیوار‌ها، لوازم خانگی و سایر اشیا بین شما و مودم می‌توانند اتصالات را قطع کنند. اگر سرویس اینترنت ماهواره‌ای دارید که احتمالاً تأخیر دارد، قبل از پیوستن به این رویداد، به اتصال hotspot بروید. "
درباره مشکلاتی که ممکن است پیش بیاید به سایرین توضیح بدهید
ولز می‌گوید: "اگر چیزی غیرقابل پیش بینی یا اتفاقی که ممکن است باعث حواس پرتی احتمالی دیگران شود، در شروع صحبت هایتان به آن‌ها توضیحاتی را بدهید. ممکن است در همسایگی خود کودکی را داشته باشید که شاید گریه کند یا با سر و صدا بازی کند. از قبل درباره این مسائل به دیگران هشدار بدهید، سایر شرکت کنندگان از اینکار شما خوششان می‌آید که قبل از وقوع حواس پرتی برای بقیه به آن‌ها توضیحاتی داده اید.
حتماً به دوربین نگاه کنید
کالینز درباره این موضوع می‌گوید: "می دانم که بسیار غیرطبیعی به نظر می‌رسد، اما هنگامی که با افرادی مکالمه می‌کنید، به چشمان آن‌ها نگاه کنید. این موضوع با نگاه مستقیم به دوربین محقق می‌شود. می‌توانید لپ تاپ یا دستگاه دیگر خود را روی کتاب قرار دهید یا به روش دیگری آن را بلند کنید تا به شما کمک کند تا آن را با چشم خود هم‌سطح کنید. "
پس زمینه خوبی انتخاب کنید
مارینی در این باره می‌گوید: " در صورت امکان، در اتاق خواب یا کنار تلویزیون نباشید. می‌توانید یک پارچه سفید تمیز یا رنگ خنثی مانند خاکستری یا کرم را پست سر خود نصب کنید. سعی کنید جایی بنشینید که پشت سرتان پنجره‌ای با نور زیاد نباشد، چون باعث می‌شود که شما در دوربین سیاه باشید. "
کالینز پیشنهاد می‌کند که جلوی قفسه کتاب، درب بسته، دیواری خنثی یا اتاقی با وسایل کمی تزئین شده بنشینید. وی اضافه می‌کند: "زمینه‌های مجازی می‌تواند در صورت لزوم استفاده شود، اما همیشه بهترین گزینه نیست، زیرا اغلب افراد را بد نشان می‌دهد و می‌تواند جلوی ظاهر کلی آن‌ها را بگیرد. اما اگر نمی‌خواهید محیط خود را نشان دهید، انتخاب گزینه‌ای که پس زمینه تار را نشان دهد یا دارای حداقل ویژگی‌ها باشد، بهترین خواهد بود. "
با سایر شرکت کنندگان خوش برخورد باشید
لی دایسون، صاحب شرکت سرگرمی رویداد‌های Hey Mister DJ در این باره گفت: " هنگام حضور در جلسات مجازی بی ادب نباشید و پرخاش نکنید. سعی کنید مثبت باشید و مثبت به نظر برسید. برخی شرکت کنندگان در هنگام سخنرانی یا وقتی اشکالی پیش می‌آید، در چت اظهار نظر‌های منفی می‌کنند. جلسات مجازی کاملاً جدید است، بنابراین بیایید هنگام حضور در یک رویداد مجازی درک کافی از فضا را داشته باشیم. حتی اگر نظر شما معتبر باشد، ممکن است نتیجه معکوس دهد و شما را به عنوان فردی ایرادگیر و منفی به سایر شرکت کنندگان معرفی کند. "
تا جایی که ممکن است دوربین خود را روشن نگه دارید
کالینز می‌گوید که وقتی کسی دوربین خود را خاموش می‌کند، فرض این است که او در حال چند کار همزمان است و به طور کامل و با حواس جمع در جلسه حاضر نشده است. وقتی شما به صورت حضوری در یک رویداد شرکت می‌کنید، افراد دیگر شما را می‌بینند و متوجه می‌شوند که حواستان به جلسه هست یا خیر. در جلسات مجازی نیز باید این موضوع در نظر گرفته شود. برای همه افراد خستگی وجود دارد، اما مهم این است که به طور فعال در جلسه مشارکت داشته باشم و در تعامل با دیگران شرکت کنیم. " با این حال، وی اضافه می‌کند، اگر یک شرکت کننده مجبور شود برای جلوگیری از پرت شدن حواس دیگران کاری را انجام دهد، خاموش کردن دوربین مناسب است.
اگر صحبت نمی‌کنید، میکروفون خود را ببندید
کالینز می‌گوید:" بار بودن میکروفون همه شرکت کنندگان یکی از مشکلات جلسات مجازی است. حضار پس اتمام صحبت هایشان باید میکروفون‌های خود را ببندند. باز بودن میکروفون، صدای شما را وقتی دیگران در حال صحبت هستند در جلسه پخش می‌کند و باعث ایجاد حواس پرتی برای سخنران و شنوندگان می‌شود، بنابراین بهتر است هنگام صحبت نکردن، میکروفون خاموش باشد. "
جلوی دوربین غذا نخورید
مارینی می‌گوید: "زمانی می‌توانید جلوی دوربین و در یک جلسه مجازی غذا بخورید که آن جلسه یک رویداد مربوط به غذا باشد. " وی گفت: "اگر جلسه مربوط به غذا بود، قوانین آداب و معاشرت در اینجا درست مانند یک رویداد حضوری است. لقمه‌های کوچک بردارید، با دهان باز نجوید، با دهان پر صحبت نکنید، اگر چیزی که خوردید نیاز به جویدن سخت دارد یا ترد است جلوی دهان خود را بپوشانید. دهان خود را قبل از صحبت خالی و تمیز کنید. "
با استفاده از روشن و خاموش کردن میکروفون، برای درخواست وقت استفاده کنید
برای رویداد‌های مجازی از طریق سیستم عامل‌های معمول، امکاناتی وجود دارد که با آن می‌توانید اجازه صحبت کردن، بگیرید. ارائه دهندگان ممکن است واکنش فیزیکی شما را نبینند، اما مشاهده خواهند کرد که شکلک‌های واکنشی را ارسال کرده اید. اگر دوربین ندارید هم این موضوع می‌تواند به شما کمک کند.
از اطلاعات حساس خود محافظت کنید
میترا می‌گوید: "اگر صفحه نمایش خود را هنگام ارائه به سایر حاضران به اشتراک می‌گذارید، مطمئن شوید که فقط اطلاعات مورد نظر را نشان می‌دهید. قبل از راه اندازی کنفرانس ویدئویی، زبانه‌های غیر ضروری را ببندید. به جای اشتراک گذاری کل دسکتاپ، انتخاب کنید که فقط یک صفحه، برگه یا برنامه به اشتراک گذاشته شود. "
فراموش نکنید که با اخلاق باشید
گرگ جنکینز، شریک Bravo Productions در لانگ بیچ می‌گوید: "وقتی از شما می‌خواهند در جلسه مشارکت کنید، حتما اینکار را انجام دهید. مراقب باشید که بیش از نوبت صحبت نکنید یا صحبت‌های دیگران را قطع نکنید. علاوه بر این، مدت زمان صحبت‌های خود را کم کنید. دیگران نیز دوست دارند اظهار نظر یا صحبت کنند. "
جنکینز همچنین پیشنهاد می‌کند که وقتی یک گردهمایی آنلاین به پایان رسید، از ایموجی‌های تشویق و تشکر استفاده کنید. وی می‌گوید: "این پاسخ طبیعی در یک رویداد حضوری است و رویداد‌های مجازی نیز از همین آداب و معاشرت مشترک برخوردار هستند. از به کار بردن الفاظ عامیانه، فحش یا اظهارنظر‌هایی که ممکن است برای خودتان عادی و از نظر دیگران توهین آمیز باشد، استفاده نکنید. "
منبع: باشگاه خبرنگاران جوان
4167
