عادات اشتباه کارمندان در محیط کار
حواس پرتی در محل کار، سبب از بین رفتن تمرکز موردنیاز برای رسیدگی به امور محوله می‌شود.
این کار برای سایر افرادی که به شما پیام می‌دهند نیز نشانگر آن خواهد بود که شما در هر حال، فوراً به آن‌ها پاسخ خواهید داد.» که ممکن است نشان دهد که چت راه بهتری برای رسیدگی به مسائل غیر فوری است و همچنین می‌تواند سبب شود تا آن‌ها از طریق راه‌های دیگری مانند ایمیل برای دست یابی سریعتر به شما استفاده کنند.
حواس پرتی در محل کار، سبب از بین رفتن تمرکز موردنیاز برای رسیدگی به امور محوله می‌شود. یکی از محققان دانشگاه کالیفرنیا که پیرامون این موضوع به تحقیق و بررسی پرداخته است، در مصاحبه با Fast Company بیان داشت که: «کارمندانی که به سبب تماس‌های تلفنی ودریافت ایمیل دچار حواس پرتی می‌شوند، به طور متوسط به ۲۳ دقیقه زمان نیاز دارند تا مجدداً به کار خود بازگردند. همچنین این امر سبب می‌شود تا این افراد نسبت به همتایان خود استرس و ناامیدی بیشتری احساس کنند.»
در برخی مواقع، ورود غیر منطقی رؤسا به اتاق کارمندان یا وجود همکاران پرحرف، سبب وقفه‌های طولانی در کار می‌شود. اما اغلب، این حواس‌پرتی‌ها ناشی از عادت‌های بی‌معنایی هستند که بهره‌وری شما را کاهش می‌دهند؛ عادت‌هایی که شما به طور غریزی تکرار می‌کنید.
اولین قدم برای ترک عادت، شناسایی آن است. در ادامه به بررسی برخی از رایج‌ترین عادات اشتباه در محل کار می‌پردازیم که برای کسب بهره وری بیشتر در محیط کار می‌بایست به آن‌ها توجه داشت:
۱. در زمان استراحت، دائماً گوشی خود را چک می‌کنید
Anna Dearmon Kornick، مدرس دوره‌های مدیریت زمان بیان می‌دارد: «همراه داشتن تلفن شخصی در حین کار، خطای بزرگی است. زمانی که بارگذاری یک صفحه وب خیلی طول میکشد یا چند ثانیه درجایی که هنوز نشستید فرصت دارید، بهتر است تلفن خود را برداشته و با گذاشتن اپ‌های پرکابرد و وقت گیر در حالت zombie autopilot، آن‌ها را به حالت غیرفعال درآورید. اینستاگرام جزو این اپ‌های وقت گیر است. این کار می‌تواند از اتلاف ۵ الی ۶ یا حتی ۱۰ دقیقه زمان در طی روز جلوگیری کند.»
از این رو، به جای اینکه دائماً وقت خود را در رسانه‌های اجتماعی از دست بدهید، کورنیک توصیه می‌کند که «زمان پیمایش در فضای مجازی» را در طی روز برنامه ریزی کنید. این مدرس در ادمه بیان داشت: «وقتی که لذت بردن از تلفن همراهتان را به صورت زمان‌های برنامه ریزی شده محدود می‌کنید، احتمال اینکه گوشی خود را در میانه یک پروژه به‌طور تصادفی بردارید، کاهش می‌یابد.»
۲. کار‌های نامرتبطی را انجام می‌دهید که فقط یک ثانیه طول میکشد
مدت زمان مشخصی با پشتکار فراوان در حال انجام یک کار هستید و ثانیه بعد متوجه می‌شوید که خرید آنلاین می‌کنید، فهرستی از مواد غذایی را می‌نویسید، برای رزرو شام تماس می‌گیرید و هر کاری را که قرار بود انجام بدهید فراموش کرده اید.
Kornick می‌گوید: «این عادت اشتباه در بسیاری از افراد وجود دارد و فرد را مجبور به انجام کاری می‌کند که در لحظه در ذهن شخص ایجاد شده است. این مسئله به این دلیل رخ می‌دهد تا ذهن امکان فراموش شدن مسئله موردنظر را در زمان دیگر کاهش دهد. در انجام این قبیل کار‌ها ذهن دستور می‌دهد که این کار فقط یک ثانیه طول میکشد، اما در نهایت خواهیم دید که یک کار به کار دیگری منجر می‌شود.»
Kornick توصیه می‌کند یک لیستی تحت عنوان «لیست کار‌های مهم» که شامل امور نامربوط به شغل محسوب می‌شوند ایجاد کنید تا بخش‌هایی از زمان کاری خود را بدون وقفه نگه دارید و بفهمید که چه کار‌هایی را می‌توانید واگذار کنید، به تعویق بیندازید یا بعداً انجام دهید.
Anyelis Cordero، مدرس و مربی حرفه‌ای دوره‌های مدیریت زمان، خاطرنشان کرد که انجام چند وظیفه در یک زمان و کار‌های خانه، از جمله مشکلات رایجی هستند که مردم هنگام دورکاری در طول همه‌گیری کرونا با آن مواجه می‌شوند. به همین دلیل است که او توصیه می‌کند در فواصل زمانی که در آن میزان تمرکز شما در بالاترین حد قرار دارد، کار کنید. او می‌گوید: «بهره وری من در ۹۰ دقیقه کار متمرکز با سرعت بالا بسیار بیشتر از سه ساعت انجام چند کار در یک زمان و با حواس پرتی زیاد است.»
۳. صفحات زیادی را در مرورگر خود باز می‌کنید
اگر در حین کار صفحات زیادی در مرورگر باز می‌کنید، با مشکل بزرگی مواجه خواهید شد؛ هر صفحه مرورگر می‌تواند یک عامل بی توجهی محسوب می‌شود. Adam Stiles، که صفحات مرورگر (browser tabs) را اختراع کرد، قبلاً به HuffPost توضیح داد که برخی از ما نمی‌توانیم آزادی صفحات نامحدود مرورگر را کنترل کنیم: «این اختراع به مردم آزادی می‌دهد. در بیانی دقیقتر، شاید به برخی افراد آزادی بیش از حد می‌دهد.»
اگر ۲۰ صفحه مرورگر باز را استرس‌زا و عامل حواس‌پرتی می‌دانید، از سازمان‌دهنده‌های صفحات مرورگر استفاده کنید. برای مثال One Tab همه صفحات شما را به فهرست تبدیل می‌کنند، یا اپ‌های مدیریت پس‌زمینه مانند Tab Auto Close و Tab Wrangler به‌طور خودکار صفحات را پس از عدم فعالیت زیاد می‌بندند.
۴. به صورت بی مقدمه پلتفرم‌های چت کاری را بررسی می‌کنید
چک کردن چت‌های کاری در طول روز طبیعی است، اما اگر متوجه شدید که از روی عادت در حال به روز رسانی و چک کردن چت‌های خود هستید و فوراً به هر پیامی که به سراغ شما می‌آید پاسخ می‌دهید، ممکن است دچار یک عادت اشتباه و رایج شده باشید.
Shanita Liu، مربی دوره‌های خوب زیستن، می‌گوید: «در برخی از مواقع، انگیزه‌ای برای مشاهده به روزرسانی پیام‌های دریافتی ایجاد می‌شود و این عادت مکرر می‌تواند تمرکز فرد را مختل کند. همچنین این کار می‌تواند باعث پراکندگی امور ذهنی شود». به علاوه، عادت به واکنش نشان دادن در قبال اعلان‌های پیام‌های جدید می‌تواند نشان از این باشد که شما فردی هستید که همه چیز را برای رسیدگی به درخواست یا موارد اضطراری دیگران کنار می‌گذارید و مشغله بیشتری برای خود ایجاد می‌کنید.
لیو همچنین افزود: «این کار برای سایر افرادی که به شما پیام می‌دهند نیز نشانگر آن خواهد بود که شما در هر حال، فوراً به آن‌ها پاسخ خواهید داد.» که ممکن است نشان دهد که چت راه بهتری برای رسیدگی به مسائل غیر فوری است و همچنین می‌تواند سبب شود تا آن‌ها از طریق راه‌های دیگری مانند ایمیل برای دست یابی سریعتر به شما استفاده کنند. لیو در ادامه بیان کرد که: «برای شکستن این عادت، با دیگران مرز‌هایی تعیین کنید تا بدانند شما در چه زمان‌هایی به طور کامل بر روی کار خود متمرکز هستید.»
۵. شما بلافاصله شروع به حل مشکلات می‌کنید، قبل از اینکه تعیین کنید آیا واقعاً باید آن‌ها را حل کنید یا خیر
Tanya Menon، استاد رشته مدیریت در دانشگاه ایالتی اوهایو که پیرامون اتلاف وقت در حین کار تحقیق می‌کند، می‌گوید: «افرادی که خود را یک متخصص می‌پندارند، به طور تکانشی به عنوان یک حلال مشکلات به سمت مسئله موجود پیش می‌روند و بر اساس دانسته‌های خود تصمیم می‌گیرند. این امر سبب می‌شود این افراد به عقب برنگردند و بررسی نکنند که آیا پرداختن به مشکل، بهترین استفاده از زمان و منابع آن‌ها است یا خیر.» Menon می‌گوید: «افرادی که خود را متخصص می‌بینند ممکن است به دنبال یک راه حل سریع باشند. اما با انجام این کار، احتمالات نحوه برخورد با مشکل را محدود می‌کنند.»
برای اینکه مشکل یاب بهتری باشید، فوراً به دنبال راه حل نباشید. ابتدا از خود بپرسید که آیا حل آن وظیفه شماست یا خیر و از این قبیل سوالات استقبال کنید. منون در طی تمرینات خود از دانشجویانش می‌خواهد که در رابطه با یک مشکل طوفان فکری (brainstorm) ایجاد کنند؛ بنابراین آن‌ها به جای پرش برای یافتن پاسخ، «درگیر فرآیند یافتن مشکل» می‌شوند.
۶. شما فرض می‌کنید که حق با شماست
Norma Reyes، مربی و مدرس دوره‌های کاریابی به زنان کمک می‌کند تا حرکت‌های شغلی بعدی خود را شفاف‌سازی کنند. او می‌گوید: «یکی از عادت‌های بی‌معنایی که حرفه‌ای‌ها تکرار می‌کنند زمانی است که معتقدند بر بخشی از مشاغل خود مسلط شده‌اند. این درحالی است که آن‌ها در یک "ذهنیت ثابت" گیر افتاده اند که در آن نسبت به تغییر در محل کار مقاومت بیشتری نشان می‌دهند و زمان و انرژی خود را برای مبارزه با آن مصرف می‌کنند.»
۷ . جلسات غیر ضروری را برنامه ریزی می‌کنید
چهل و هفت درصد از کارمندانی که در سال ۲۰۱۲ توسط Salary.com مورد بررسی قرار گرفتند، گفتند که "جلسات زیاد" مهمترین عامل حواس پرتی آن‌ها در محل کار است. اگر در نحوه رسیدگی به جلسات شرکت خود نظری دارید بیان کنید، دلیل برگزاری جلسات شرکت خود را بپرسید و از شرکت کنندگان در مورد طول مدت و مفید بودن آن‌ها سوال کنید. همانطور که محقق جلسات، Steven G. Rogelberg قبلاً به HuffPost گفته بود، «یکی از چیز‌هایی که من از آن دفاع می‌کنم این است که یک رهبر می‌تواند در مورد دستور کار خود نه لزوما به عنوان موضوع، بلکه به عنوان سؤالاتی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود فکر کند.» Rogelberg پیشنهاد می‌کند اگر جلسات عمدتاً برای توزیع اطلاعات در بین کارمندان است، از طریق راه‌های ارتباطی دیگر اطلاعات مورد نیاز به کارمندان منتقل شود.
منبع: تابناک باتو
68
